Ayudamos a las instituciones financieras a anticiparse a los requisitos de conservación de registros de la FINRA y la SEC

Ayudamos a las instituciones financieras a anticiparse a las normas sobre el mantenimiento de registros electrónicos.

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"Los directores de finanzas, operaciones, TI, cumplimiento normativo y otros gestores de riesgos recurren cada vez más a la tecnología para sortear el cambiante panorama normativo".

La frecuente incorporación de enmiendas nuevas y normas cambiantes obligan a los directores a concentrarse en la exposición de su institución financiera a responsabilidades costosas.

Supervisar el comportamiento de los empleados, detectar errores imprevistos y mantenerse al día con el desarrollo de normas de cumplimiento deja a las instituciones financieras en una posición vulnerable. Si añadimos a la ecuación las políticas de la empresa, un conjunto de tecnologías complejo y las preferencias de los clientes, es la receta perfecta para cometer una infracción en materia de cumplimiento con la SEC y la FINRA.

El objetivo de este informe es brindar a las instituciones financieras los conocimientos, la información y la tecnología para abordar sus necesidades críticas.

ENTES REGULADORES

Dos organismos reguladores fundamentales.

Existen dos organismos reguladores fundamentales que se encargan de supervisar las normas sobre el mantenimiento de registros electrónicos que se analizan en este informe: la Comisión de Valores y Bolsa​​​​​​​ (SEC) y la Financial Industry Regulatory Authority (FINRA). Esta sección detalla su responsabilidad, nivel de autoridad y puestos registrados.

Comisión de Valores y Bolsa

La SEC es una agencia federal establecida por el Congreso. Supervisa los mercados de valores de EE. UU. y regula a los asesores de inversión, los agentes de bolsa y otros participantes de los mercados.

La SEC ejerce una amplia autoridad reguladora y de cumplimiento. La SEC también incluye la cooperación y el intercambio de información con otras autoridades reguladoras, como la FINRA, la OCC y la Comisión de Negociación de Futuros de Productos Básicos de Estados Unidos, para proteger a los inversores y mantener la autoridad del mercado.

El intercambio de información abarca:

  • Evaluaciones
  • Medidas de cumplimiento
  • Tendencias emergentes

Financial Industry Regulatory Authority.

La FINRA es una organización autorreguladora autorizada por el Congreso y controlada por
la SEC. La FINRA supervisa a las empresas de corretaje estadounidenses y a los representantes
registrados individualmente.

La FINRA también puede crear y aplicar normas específicas para los corredores de bolsa (siempre y cuando esas normas
no entren en conflicto con las normas de la SEC. En cuanto a la autoridad, la FINRA puede examinar
y adoptar medidas disciplinarias contra representantes y empresas que infrinjan
sus normas.

La FINRA colabora con la SEC en la elaboración de normas que afectan a los agentes de bolsa
estadounidenses. La SEC también analiza y aprueba el presupuesto, las normas,
los procedimientos, las operaciones y los cambios de la FINRA.

POLÍTICAS IMPORTANTES

Normas sobre el mantenimiento de registros electrónicos.

Destaquemos tres políticas clave en el ámbito del cumplimiento: la Ley del Mercado de Valores, la Ley de Asesores de Inversión y la Norma 4511 de la FINRA. Cada sección abarca qué grupo está regulado y los elementos básicos.

Ley del Mercado de Valores.

El mantenimiento de registros electrónicos en virtud de la norma 17a-4 de la Ley del Mercado de Valores (SEA) hace referencia al almacenamiento y el mantenimiento de los registros empresariales en formato electrónico. El objetivo es garantizar la integridad, accesibilidad y preservación de los registros electrónicos relativos a las actividades y transacciones de seguridad.

Cinco componentes básicos de los requisitos normativos de la SEC sobre el mantenimiento de registros electrónicos.

  • Mantenimiento de registros: la creación y el mantenimiento de formularios electrónicos, documentos digitales o bases de datos que proporcionan registros relacionados con transacciones de valores, estados financieros y otras actividades.
  • Accesibilidad y recuperación: la capacidad de acceder y recuperar los registros electrónicos rápidamente cuando se solicitan. También se refiere a los sistemas y procedimientos adecuados que una institución financiera aplica para mantener los registros electrónicos.
  • Seguridad y conservación: medidas de almacenamiento, protección y conservación para preservar los registros para posibles auditorías, investigaciones o procedimientos legales.
  • Registros de auditoría: captura y conservación de los registros de auditoría relacionados con los registros electrónicos. Los registros de auditoría son un registro completo con marca de tiempo que incluye modificaciones, eliminaciones, fecha y hora de las acciones, e identidad de las personas que modifican el documento.
  • Políticas de cumplimiento y mantenimiento de registros: el establecimiento y la aplicación de políticas y procedimientos de cumplimiento para cumplir con los requisitos normativos incluye la documentación de las políticas de mantenimiento de registros, la capacitación de los empleados en prácticas de mantenimiento de registros y la realización de revisiones o auditorías periódicas para garantizar el cumplimiento de las normas.

Ley de Asesores de Inversión.

La Ley de Asesores de Inversión de 1940 (IAA) regula a los asesores de inversión. Los asesores registrados en la SEC están obligados a elaborar y conservar registros relacionados con su actividad, incluidas las comunicaciones transmitidas electrónicamente. Las normas de la IAA establecen los requisitos de mantenimiento de registros electrónicos.

Cinco componentes básicos de los requisitos normativos de la IAA sobre el mantenimiento de registros electrónicos.

  • Conservación de registros: acuerdos con clientes, registros de transacciones y correspondencia que se conservan y son accesibles en formato electrónico.
  • Duración del mantenimiento de registros: los asesores de inversión deben mantener y conservar los registros durante al menos cinco años a partir del final del año fiscal en el que se crearon.
  • Protección de los registros originales: autenticidad, confiabilidad y veracidad de los registros electrónicos. También puede incluir medidas de seguridad para evitar la alteración o eliminación no autorizada de los registros.
  • Accesibilidad y recuperación: los sistemas y procesos establecidos para localizar y recuperar registros específicos cuando sea necesario.
  • Evaluación e inspección: la capacidad de proporcionar inmediatamente registros electrónicos para su evaluación e inspección por parte de la SEC.

Norma 4511 de la FINRA.

La Norma 4511 de la FINRA exige que los miembros de la FINRA elaboren y conserven libros y registros según lo requerido por la FINRA, la SEA y las normas aplicables de la SEA, y conserven esos libros y registros en un formato y medios que cumplan con la Norma 17a-4 de la SEA.

Seis componentes básicos de los requisitos normativos de la Norma 4511 de la FINRA sobre el mantenimiento de registros electrónicos.

  • Conservación de registros: las empresas de corretaje deben conservar la información de las cuentas de los clientes, las confirmaciones de operaciones, los estados de cuentas y las comunicaciones relacionadas con las actividades comerciales durante el período de conservación especificado, y durante al menos seis años en el caso de los registros que no tengan un período de conservación especificado.
  • Integridad y seguridad de los datos: medidas aplicadas para prevenir el acceso no autorizado, la pérdida de datos o la manipulación de registros electrónicos, como sistemas de cifrado y de copia de seguridad, entre otras.
  • Accesibilidad y recuperación: organización, indexación y recuperación de registros electrónicos para entes reguladores, auditores o como parte de procedimientos legales.
  • Supervisión y revisión: procesos establecidos para supervisar y revisar la comunicación electrónica por correo electrónico o mensajería instantánea.
  • Continuidad empresarial: los planes de contingencia en caso de que catástrofes o fallas del sistema afecten la disponibilidad o integridad de los registros electrónicos pueden incluir sistemas de copia de seguridad, estrategias de recuperación ante catástrofes y pruebas periódicas.
  • Formato de registro: formatos que se reproducen con precisión y se conservan durante todo el período de conservación requerido de seis años. Debe ser legible e inalterable independientemente de la tecnología.

CONSECUENCIAS

Problemas relacionados con los requisitos normativos.

Encontrar el equilibrio adecuado entre las necesidades de comunicación de los equipos dedicados al cliente y el acatamiento de las normas de los equipos de cumplimiento supone todo un desafío.

Los requisitos de cumplimiento son difíciles de comprender, lo cual puede conducir a errores e infracciones. Estas son algunas de las consecuencias a las que se enfrentan las entidades financieras si no cumplen con las normas:

  • Investigaciones normativas y medidas de cumplimiento
  • Sanciones civiles y multas económicas
  • Procedimientos legales y acusaciones penales
  • Medidas correctivas y cautelares
  • Daños a la reputación y menor confianza de los inversores
  • Demandas civiles (por parte de los afectados)

NUESTRA SOLUCIÓN

T-Mobile® MultiLine: una solución independiente del proveedor, basada en la nube y en cumplimiento con las normas.

Adáptate rápidamente y responde a las necesidades normativas y de los clientes con T-Mobile MultiLine. MultiLine es la única solución basada en la nube independiente del proveedor para el mantenimiento de registros de comunicaciones electrónicas en servicios financieros que cumple con los requisitos de la SEC y la FINRA.

La app MultiLine permite enviar mensajes y realizar llamadas de voz desde un teléfono y una computadora. Cinco formas en que esta solución puede aportar valor añadido a las instituciones financieras:

  1. Automatizar el cumplimiento en las comunicaciones móviles a nivel internacional
  2. Proteger y gestionar las comunicaciones B2B/B2C
  3. Mantener la continuidad del servicio y las preferencias de los clientes dentro de una misma app
  4. Reducir el riesgo empresarial con los cambios de personal
  5. Mantener el cumplimiento con las normas de la FINRA y la SEC que cambian constantemente

EQUIPOS DE ATENCIÓN AL CLIENTE

Beneficios para los equipos dedicados al cliente.

Los equipos dedicados al cliente deben supervisar los puntos de contacto en todos los canales, garantizar la continuidad de los clientes, delegar recursos de gestión de relaciones para impulsar los resultados empresariales y equilibrar los cambios de personal que plantean riesgos empresariales. Te mostramos cómo MultiLine resuelve esos problemas.

Un grupo de profesionales jóvenes reunidos en una oficina.

Comunicación con el cliente mediante llamadas y mensajes de texto.

MultiLine se implementa a través de una app en cualquier dispositivo iOS o Android. Los asesores pueden mantener una relación fluida con los clientes a través de los canales que prefieran, con un cumplimiento perfecto a través de llamadas, mensajes de texto, WhatsApp, etc.

Registros de puntos de contacto con el cliente y continuidad del servicio.

Los equipos dedicados al cliente pueden ofrecer la misma continuidad de servicio con un número exclusivo administrado de forma centralizada por la organización. Lo mejor de MultiLine es que es independiente del proveedor, lo cual significa que ofrece un servicio ininterrumpido sin importar cuál sea el proveedor de telefonía de los empleados y sin necesidad de usar una tarjeta SIM adicional.

Los empleados pueden acceder a lo siguiente para ponerse en contacto rápidamente.

  • Contactos de Exchange
  • Contactos nativos
  • Contactos locales

La grabación de llamadas y mensajes de texto ayuda a los equipos dedicados al cliente a capacitar, registrar las horas facturables y resolver conflictos. Además, MultiLine se integra con Salesforce CRM. Esta integración opcional permite a los usuarios registrar las comunicaciones con los clientes en el registro de administración de cuentas.

Conectividad para empleados en movimiento.

Los empleados pueden mantener la conectividad en el campo con llamadas, datos y llamadas wifi con calidad de proveedor. Las notificaciones seguirán enviándose en segundo plano sin necesidad de actualizar la app para recibir mensajes de texto y llamadas, a diferencia de otros servicios móviles con grabación de mensajes y llamadas.

No te preocupes por perder llamadas y mensajes de texto: MultiLine se ejecuta en segundo plano para que los empleados puedan avanzar sin problemas.

EQUIPOS DE TI

Beneficios para equipos de TI.

Los equipos de TI necesitan garantizar una cobertura confiable de la tecnología de comunicaciones y que sus nuevas soluciones se integren con sus herramientas actuales de gestión, archivo y seguridad. Compruebe cómo MultiLine hace su trabajo.

Gestión de la comunicación para equipos remotos y en el campo.

Al incorporar o actualizar los dispositivos de los empleados, los equipos de TI pueden adaptar rápidamente las comunicaciones de cumplimiento con una app que se instala en cuestión de minutos. Esta app es compatible con los dispositivos propios de los empleados o aquellos provistos por la empresa. Para un mayor control, los administradores de TI pueden aprovechar las herramientas de aprovisionamiento rápido, gestión del cumplimiento y generación de informes.

Captura de texto de las comunicaciones con los clientes e integración de CRM.

MultiLine permite a las organizaciones producir grabaciones móviles consolidadas y con capacidad de búsqueda, además de facilitar la localización de datos. Las integraciones adicionales con archivos y CRM admiten mensajes de texto y llamadas de voz, mientras que las soluciones existentes de administración de dispositivos móviles (MDM) proporcionan una implementación optimizada. Esta app es compatible con las plataformas de archivo Actian, ASC, Verba, Nice, Verint y Redbox. MultiLine también es compatible con las soluciones de MDM de Blackberry y Microsoft Intune.

EQUIPOS DE CUMPLIMIENTO

Beneficios para los equipos de cumplimiento.

Los equipos de cumplimiento tienen que preparar a la organización para la presentación de informes normativos, reducir el riesgo de posibles multas costosas, proteger y redactar información personal identificable (PII) y controlar las prácticas empresariales poco éticas. MultiLine puede satisfacer esas necesidades y más.

Mantener un equilibrio entre el cumplimiento normativo y la comunicación fluida.

La app MultiLine es una plataforma segura que ayuda a proteger las comunicaciones confidenciales y los datos de los clientes. Esta app ofrece bloqueo automático y censura de información confidencial, lo cual aligera la carga que supone la administración de datos para los usuarios finales y permite adaptarla a las necesidades individuales de la empresa.

La mensajería dentro de la app está cifrada de extremo a extremo y admite la censura de PII. Esto incluye la censura de texto que se integra con WhatsApp.

Mantenerse preparados para la auditoría de comunicaciones de empleados en las instalaciones y sin conexión.

MultiLine permite a las empresas brindar apoyo a los trabajadores en movimiento a través de llamadas, datos y llamadas wifi con calidad de proveedor. Al mismo tiempo, esta app produce grabaciones consolidadas de mensajes y llamadas de voz que se transfieren a los proveedores de archivos compatibles.

ESTUDIOS DE CASO

Dónde ha funcionado.

Es un orgullo para nosotros ayudar a 7 de las 10 instituciones financieras más importantes de EE. UU. a automatizar el cumplimiento con las normas de la SEC y la FINRA. Te contamos una de sus historias.

El problema.

La SEC impuso a una institución financiera mundial una multa de $125 millones por infringir las normas sobre el mantenimiento de registros de comunicaciones electrónicas. Como consecuencia, esta institución quiso automatizar el cumplimiento con una solución fácil de implementar.

La solución.

Esta institución utilizó MultiLine para los dispositivos de los empleados y los teléfonos de uso corporativo. El objetivo era automatizar el cumplimiento de las normas sobre el mantenimiento de registros electrónicos para los empleados dedicados al cliente. Nuestra app destacó porque necesitaban una solución que fuera:

  • Basada en la nube e independiente del proveedor
  • Una sola app para todas las funciones de comunicaciones de cumplimiento (captura de voz y SMS)
  • Capaz de integrarse con WhatsApp
  • Capaz de implementarse a escala

El resultado.

Con nuestra solución, se añadieron 8,000 líneas, que representan el 58% de los empleados estadounidenses de la institución. En última instancia, MultiLine les ayudó a alcanzar su objetivo de cumplir con las normas sobre el mantenimiento de registros electrónicos y así reducir el riesgo de futuras multas.

POR QUÉ T-MOBILE

La diferencia T-Mobile.

Conclusión: Ayudamos a las instituciones financieras a resolver los problemas de cumplimiento más comunes, como el mantenimiento de registros electrónicos, la censura de PII y la simplificación de los planes de responsabilidad corporativa y las opciones de dispositivos.

Para los equipos dedicados al cliente

  • Comunicación fluida por llamadas y mensajes de texto
  • Documentación de puntos de contacto con el cliente e integración de CRM
  • Conectividad de alta calidad para empleados en movimiento

Para los equipos de TI

  • Gestión de la comunicación del equipo a distancia y en el campo
  • Captura y grabaciones de mensajes de texto de las comunicaciones con los clientes
  • Opción de BYOD

Para los equipos de cumplimiento

  • Equilibrio entre la comunicación de libre circulación y en cumplimiento de las normas
  • Preparación para auditorías de comunicaciones en las instalaciones y sin conexión

Diferenciadores clave de T-Mobile Para Empresas.

Estamos orgullosos de nuestro legado de innovaciones en cuanto a cobertura 5G, expertos de cortesía y ausencia de contratos. Estas son algunas de las funciones adicionales que las instituciones financieras como la tuya han encontrado útiles a la hora de equilibrar los esfuerzos de cumplimiento con las comunicaciones con los clientes y la continuidad:

  • La red 5G más grande y rápida del país: tenemos la cobertura más extensa en las carreteras de EE. UU. en comparación con AT&T y Verizon.
  • Opciones de red flexibles: elige una opción en función de las necesidades de tu empresa.
  • Network Pass: 90 días, datos ilimitados. Usa tu dispositivo y prueba nuestra red de datos a través de eSim.
  • Network 360: más de 30 días o duración personalizada. Prueba nuestro dispositivo y nuestra red antes de comprar. Incluye más de 100 líneas con hotspots y enrutadores.
  • Equipo especializado en soluciones: colaborarás con expertos excepcionales desde el primer contacto hasta las operaciones en curso para posicionar tu empresa para alcanzar el éxito, todo ello sin los cargos de servicios profesionales adicionales.

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