6 formas de mejorar la gestión de flotas.
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Administrar una flota de vehículos es cada día más complicado debido al aumento de costo de las operaciones, las directivas de cumplimiento, un mercado laboral cerrado y las exigencias de los clientes. Si agregamos el impacto del COVID-19, con la disminución en envíos de mercancías y una escasez de piezas de repuesto para satisfacer necesidades de mantenimiento previstas, tenemos un desafío más al que enfrentarnos.
Y eso es solo lo que se nota a simple vista de entre todas las cosas que un administrador de flotas debe considerar. Para manejar estas variables cambiantes es cada vez más importante optimizar el rendimiento de tu flota al aprovechar los sofisticados sistemas telemáticos que monitorean, analizan y automatizan las tareas de rutina que posiblemente todavía estés haciendo de manera manual.
Al revisar las soluciones de gestión de flotas disponibles actualmente en el mercado, hay seis aspectos con los que una opción de gestión de flotas de primera categoría debería ayudar a tu empresa. Asegúrate de que tenga la capacidad de ayudarte a administrar lo siguiente y estarás mucho mejor preparado para enfrentar cualquier sorpresa que esté esperando en el futuro económico próximo.
1. Ahorrar dinero en combustible.
Los costos del combustible pueden variar y abarcar una gran parte del presupuesto que el administrador de flotas tienen a su disposición. Por lo general, el combustible puede representar hasta el 60 por ciento de los costos operativos generales.1 Al disminuir el uso de combustible, no solo puedes ahorrar dinero, si no que también colaboras con el medioambiente.
Con la solución adecuada de gestión de flotas y rastreo por GPS, puedes monitorear de cerca el consumo de cada vehículo y evaluar de qué manera el desempeño y el comportamiento del conductor (aceleraciones rápidas, largos períodos en ralentí, frenadas bruscas, etc.) afectan dicho consumo. Especialmente en el caso de los vehículos más grandes de la flota, un par de horas en ralentí cada día puede gastar varios galones de combustible. Una flota de 100 camiones en ralentí por dos horas al día, 275 días al año, puede costar hasta $165,000 al año en combustible desperdiciado.2
"Por lo general, el combustible puede representar hasta el 60 por ciento de los costos operativos generales".
Estudio McKinsey
El seguimiento y análisis de esta información puede indicar áreas problemáticas para que las revises rápidamente. Un beneficio adicional es que, al resolver el problema de la conducción agresiva, por ejemplo, también estás abordando las cuestiones de seguridad que eso acarrea y posiblemente reducirás los costos legales y operativos asociados con accidentes que sean culpa de tus conductores.
Los conductores de tu flota deberían ser capacitados desde que los contratas para que sepan lo que se espera de ellos en cuanto a conductas de manejo y cómo estas afectan el uso de combustible, con una política clara y comprensible y recordatorios frecuentes.
2. Recorta costos de mantenimiento.
Los costos de mantenimiento están en aumento constante, con un incremento del 30% de un año a otro, de modo que reducirlos debería ser una de tus prioridades.3 Si te adelantas a los problemas de mantenimiento, puedes mejorar la eficacia de la flota y garantizar la disponibilidad de los vehículos y el equipamiento que necesites en todo momento.
El truco es adoptar un enfoque preventivo en lugar de uno reactivo. Con un sistema de gestión de flotas, puedes ayudar a prolongar las horas productivas y la vida útil de tus vehículos de manera proactiva. Hay sensores que pueden alertar sobre problemas del motor y otros diagnósticos de inmediato, para que puedas resolverlos antes de que se tornen más graves.
En lugar de programar el mantenimiento según un calendario arbitrario, puedes basarlo en un registro exacto de horas de uso del motor y alertas de servicio automáticas. Esto elimina la necesidad de reparaciones y te permite establecer prioridades, gracias a las alertas que indican problemas urgentes que podrían generar fallas del vehículo o equipo y pérdida de ingresos.
3. Agilizar la administración de personal.
Tu sistema de gestión y telemática de flota debería poder rastrear la ubicación de los conductores y el estado de sus tareas, para que no tengas que comunicarte con ellos con llamadas o mensajes de texto innecesarios.
Este enfoque te permite darles a los conductores el control de sus rutinas diarias y ayuda a aumentar la satisfacción laboral, en un momento donde vivimos una grave escasez de conductores en la industria. También agiliza las comunicaciones para los conductores y sus capacidades de monitoreo de registros electrónicos ayudan a los choferes a administrar el tiempo de manera más efectiva. Y es una excelente forma de ayudar a mejorar la satisfacción del cliente. Gracias a la administración de personal, las flotas pueden proporcionar a los clientes estimaciones acertadas para la llegada de sus envíos y los despachantes pueden planificar mejor la logística de entradas y salidas.
La actualización de tus operaciones de gestión de flotas podría terminar marcando la diferencia entre conservar a tus mejores empleados o que te los robe la competencia.
4. Optimizar rutas.
Si los equipos de campo tienen dificultades para seguir sus cronogramas asignados, es difícil llevar adelante un negocio de manera eficiente y lucrativa. Los horarios de llegada de entregas incorrectos son malos para la reputación, especialmente en el entorno actual, con clientes que no solo exigen entregas rápidas, si no también dentro de plazos más acotados.
Independientemente de que tu flota haga entregas a consumidores o a empresas, deseas ser reconocido por un servicio al cliente de calidad y lograrlo sin perder la mayor parte de tu tiempo controlando el estado de las rutas.
Con un sistema de gestión de flotas avanzado, obtienes visibilidad casi en tiempo real sobre la ubicación de los vehículos, a qué clientes visitarán a continuación y un horario de llegada estimado exacto. Las actualizaciones en tiempo real, por lo general automatizadas sin intervención del administrador, pueden ayudar a adaptarse a los inevitables atascos y congestiones del tráfico y garantizar que los conductores siempre tomen la ruta más conveniente.
Y, si hay dificultades en el camino que puedan afectar el los tiempos de llegada programados, se pueden automatizar notificaciones a los clientes. Estos sistemas pueden reducir gran parte del estrés diario en cuanto a la administración de rutas.
5. Automatizar flujos de trabajo.
Si todavía estás usando sistemas impresos, es hora de dejarlos atrás. Un proceso de trabajo digitalizado ayudará a optimizar el rendimiento de la flota y a mejorar la administración del tiempo para tu administrador de flota, porque ayudará a reducir el riesgo de errores humanos y problemas de comunicación. Un sistema que use analítica de datos puede lograr una reducción de hasta un 12% en costos de flota, según un estudio de McKinsey.4
"Un sistema que use analítica de datos puede lograr una reducción de hasta un 12 por ciento en costos de flota".
Estudio McKinsey
La automatización de tareas tales como el envío de trabajos a los conductores, la facturación y cobranzas a los clientes y la programación y diseño de rutas para las entregas puede quitar un gran peso de los hombros del administrador. Además, los sistemas de gestión de flotas pueden administrar los gastos operativos y crear recordatorios de servicio y de mantenimiento según sean necesarios.
Por ejemplo, a menudo, los conductores necesitan que los clientes y otros terceros completen formularios y listas de verificación. Gracias a los formularios electrónicos, los conductores pueden rastrear, almacenar y compartir información fácilmente, lo que simplifica las cosas para los clientes y elimina el papeleo innecesario. La integración de formularios móviles en la gestión de flotas ayuda a garantizar que todo el proceso sea más fluido.
6. Garantizar operaciones más seguras.
El comportamiento inseguro no pone en peligro solo a tus conductores, también genera riesgo para otros conductores y puede dañar tu flota, lo que puede requerir costosas reparaciones. Una conducción más segura puede reflejarse potencialmente en primas de seguro más bajas, menos multas y accidentes de tráfico y menos problemas legales.
Los sistemas de gestión de flotas con sensores dentro del vehículo te permiten mejorar la seguridad y el rendimiento general del conductor, reducir riesgos y comunicarte con seguridad. Los sensores monitorean la velocidad, el estilo de conducción, el ralentí, las paradas no programadas, millas fuera de ruta y más. La información que obtienes te permite asesorar a los conductores según sea necesario para ayudar a garantizar la seguridad.
Cuando los vehículos de la flota están monitoreados, aumenta la probabilidad de que los conductores cumplan con las políticas de la compañía, las leyes de tránsito y las normas de la industria. Y, si añades inteligencia artificial al monitoreo de tu flota, puedes ayudar a reducir los peligros de conducir distraído. Con cámaras y dispositivos instalados en el vehículo, una solución basada en IA evalúa constantemente la conducta del conductor, el camino y el vehículo, y le "avisa" al conductor automáticamente si detecta algún signo de conducción distraída.
Para obtener más información sobre la manera en que las soluciones de
1www.automotive-fleet.com/346725/containing-fuel-spend-is-a-top-fleet-focus-despite-price-stability
2https://phillipsandtemro.com/wp-content/uploads/2019/05/Work-Truck-Idling-White-Paper-Flex-and-Start-Stop.pdf
3https://www.truckinginfo.com/10119698/average-roadside-repair-costs-up-30-year-over-year
4https://www.mckinsey.com/business-functions/mckinsey-digital/our-insights/how-disruptive-technologies-are-opening-up-innovative-opportunities-in-services
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