Las 20 mejores sugerencias de contabilidad para pequeños negocios.

Myranda Mondry, creadora de contenido sénior de Intuit

A menos que seas contador o tenedor de libros, es probable que no te guste consultar tu historial de transacciones o revisar tus estados de ingresos cada semana. La mayoría de los propietarios de pequeños negocios no se sienten totalmente seguros a la hora de manejar cuestiones como la gestión de finanzas o contabilidad de la empresa, ¡y eso está bien! Administrar tus finanzas no debería ir en desmedro del motivo por el que iniciaste tu negocio originalmente: perseguir tus sueños y concretar tus deseos.

Aunque no te guste, administrar las finanzas es un componente importante de dirigir una empresa. Comprender las finanzas de tu empresa te ayuda a controlar tus beneficios, pérdidas e inventario. Generar y analizar informes financieros te permite vigilar de cerca tu flujo de efectivo, declarar impuestos correctamente y medir la situación financiera general de tu empresa. Estas cifras te ayudan a conseguir inversores, tomar decisiones comerciales más inteligentes y descubrir formas nuevas de desarrollar tu negocio.

Es posible que las finanzas de tu empresa no sean el motivo por el que te levantas cada día, pero son un aspecto importante del éxito de tu pequeño negocio. Cuando tu empresa crezca, tal vez prefieras contratar un abogado o tenedor de libros para que se encargue de estas tareas financieras. Ya sea que te encargues de todo tú mismo o inviertas en la ayuda de un profesional, es importante que comprendas estas sugerencias de contabilidad para pequeños negocios que propician el funcionamiento de tu empresa.

Con ese propósito, aquí te dejamos 20 sugerencias de contabilidad para pequeños negocios que deberías estar aplicando para administrar tu empresa.

1. Empieza cada día sabiendo cuánto efectivo tienes.

El 80% de los propietarios de pequeños negocios se sienten estresados por el flujo de efectivo de su compañía, según un informe de QuickBooks reciente. El flujo de efectivo es el combustible de tu empresa: no te conviene tener el tanque vacío. Sin embargo, el 44% de los propietarios de pequeños negocios con problemas de flujo de efectivo dijeron que los problemas fueron una sorpresa total. Al comenzar cada día, consulta cuánto efectivo tienes para evitar sorpresas con el flujo de efectivo más adelante.

2. Investiga sobre las deducciones fiscales para pequeños negocios.

Los propietarios de pequeños negocios tienen la ventaja de contar con una larga lista de deducciones fiscales que pueden disminuir significativamente su factura tributaria. Las deducciones fiscales reducen los ingresos totales sujetos a la tributación federal y estatal. Hay docenas de deducciones fiscales para las que puedes ser elegible y el verdadero desafío es determinar cuáles.

Algunos componentes, como comidas de negocios, costos de comercialización, alquiler, gastos de viaje y otros gastos relacionados con la empresa, se pueden anular o deducir a la hora de declarar impuestos. Pero cada deducción tiene sus propias reglas de elegibilidad. Por ejemplo, las comidas de negocios para un evento de toda la compañía son un 100% desgravables, pero las comidas de negocios para agasajar clientes no lo son. Un contador público certificado o asesor fiscal puede asegurarse de que deduzcas los gastos correctamente antes de presentar tu declaración.

Para maximizar las deducciones fiscales, te convendrá desglosar tus deducciones en tu declaración de impuestos. El desglose lleva un poco más de tiempo que aceptar la deducción estándar y requiere un mantenimiento de registros meticuloso de tu parte. No obstante, la recompensa para los pequeños negocios valdrá la pena.

3. Comprende las deducciones de costos iniciales.

Iniciar un negocio es emocionante, pero también es costoso. Además de los costos recurrentes como alquileres, nómina, impuestos, servicios profesionales, servicios públicos y comercialización, crear una empresa nueva implica una multitud de costos iniciales únicos como el diseño del logotipo, el diseño del sitio web, los pagos iniciales, los permisos y las licencias. Afortunadamente, muchos de estos costos iniciales pueden ser elegibles para una deducción fiscal.

El IRS te permite deducir $5,000 en costos iniciales de la empresa y $5,000 en costos de organización, pero solo si tus costos iniciales totales son de $50,000 o menos. Si tus costos iniciales superan los $50,000, el monto de tu deducción permitida se reducirá por el excedente. Si tus costos iniciales superan los $55,000, la deducción se elimina por completo.

Para aprovechar esta deducción fiscal, deberás reclamar la deducción de los costos iniciales del año fiscal en el que tu empresa abrió sus puertas oficialmente. Si no lo hiciste, puedes presentar una declaración modificada dentro de los seis meses posteriores a la fecha de vencimiento de la declaración.

4. Rastrea las facturas impagas.

No siempre es posible pagar las facturas de inmediato. Muchas empresas recurren a la entrada de fondos para cubrir las facturas impagas. Es importante llevar un registro de las facturas impagas para que no pasen desapercibidas. Para evitar esto, guarda un registro de cada proveedor que incluya las fechas de facturación, los montos adeudados y las fechas de vencimiento de los pagos.

5. Efectúa los pagos a tiempo.

Olvidarte de un pago o efectuar un pago tarde puede afectar negativamente la relación laboral con tus proveedores. Vigila de cerca tus cuentas por pagar y ten fondos asignados para realizar los pagos a tiempo. Asegúrate de guardar una copia de las facturas enviadas y recibidas para simplificar la declaración de impuestos.

6. Envía las facturas de inmediato.

Más de un cuarto de los propietarios de pequeños negocios señalan que recibir el pago de una factura tarda 30 días o más, según un informe de QuickBooks reciente. La mayoría concuerda en que los pagos atrasados generan problemas con el flujo de efectivo. Para recibir pagos más rápido, envía las facturas de inmediato, con una fecha de vencimiento estricta y términos de pago claros.

7. Revisa el flujo de efectivo previsto cada semana.

El flujo de efectivo positivo es el objetivo de todos los propietarios de pequeños negocios porque significa que la empresa está generando más dinero del que gasta. Suena sencillo, pero muchas empresas rentables sufren problemas con el flujo de efectivo. Prever cuánto efectivo necesitarás en las próximas semanas y meses (para pagar facturas, empleados y proveedores) puede ayudarte a reservar los fondos correspondientes y tomar decisiones más informadas con respecto al destino de tu dinero. Un estado de los flujos de efectivo muestra la situación de caja actual, los ingresos en efectivo previstos y los pagos en efectivo previstos.

8. Concilia tus cuentas todos los meses.

Para comprender la situación financiera de tu pequeño negocio, debes contar con las cifras correctas. Debes asegurarte de que las partidas de transacciones sean precisas. Conciliar las transacciones todos los meses facilita la detección y corrección de errores u omisiones antes de que esos errores generen una equivocación costosa.

9. Revisa las facturas vencidas.

Más de la mitad de los propietarios de pequeños negocios (52%) señala que no recibir pagos a tiempo representa su principal motivo de preocupación con respecto al flujo de efectivo, según un informe de QuickBooks reciente. Por eso, es muy importante controlar de cerca las facturas impagas y contar con un proceso de cobro para cobrar los pagos pendientes. Siempre es recomendable incluir una columna de "antigüedad" para separar las facturas abiertas por la cantidad de días desde el vencimiento.

10. Analiza y ajusta el inventario.

Si administras inventario, sabes que es muy común tener una sobrecarga de productos que se mueven lentamente o no contar con suficientes productos que se mueven rápidamente. Cuando tienes un excedente de un producto, es posible que recurras a rebajas y anulaciones para sacarte de encima el exceso de inventario. Sin embargo, las rebajas pueden disminuir significativamente tu margen de beneficios y así afectar tu balance final. Y no tener una cantidad suficiente de tus productos más vendidos puede generar una pérdida de ventas. Reserva tiempo de cada mes para identificar los productos que se venden rápidamente y aquellos que no se mueven. Estos controles regulares te permiten hacer pequeños ajustes con mayor facilidad para que nunca tengas una insuficiencia o sobrecarga de ciertos artículos.

11. Cumple con los requisitos de impuestos sobre la nómina.

Si tienes empleados a cargo, también administras la nómina y debes cumplir con los requisitos de impuestos sobre la nómina conforme a las leyes federales, estatales y locales. Asegúrate de retener, informar y depositar los impuestos sobre la renta, los impuestos del Seguro Social y los impuestos de Medicare aplicables ante las agencias apropiadas en las fechas correspondientes. Tal vez te parezca una tarea muy ardua, pero un proveedor de servicios de nómina puede ayudarte.

12. Mide tu estado de beneficios y pérdidas en relación a tu presupuesto.

Un estado de beneficios y pérdidas (o estado de ingresos) indica cuánto dinero ha ganado tu empresa y cuánto has gastado. Más o menos una vez al mes, debes medir tu estado de beneficios y pérdidas en relación con tu presupuesto mensual. Comparar las cifras reales con las cifras previstas puede ayudarte a identificar áreas en las que podrías estar gastando demasiado.

13. Compara balances generales.

Un estado de beneficios y pérdidas (o estado de ingresos) indica cuánto dinero ha ganado tu empresa y cuánto has gastado. Más o menos una vez al mes, debes medir tu estado de beneficios y pérdidas en relación con tu presupuesto mensual. Comparar las cifras reales con las cifras previstas puede ayudarte a identificar áreas en las que podrías estar gastando demasiado.

14. Revisa los informes trimestrales de nómina.

Es probable que proceses la nómina al menos una vez al mes, pero también debes informar y declarar algunos impuestos sobre la nómina cada trimestre. El IRS y la mayoría de los estados exigen informes de nómina trimestrales y pagos trimestrales de impuestos sobre la nómina. Un proveedor de servicios de nómina puede ayudar a completar estos informes y presentarlos ante el IRS. En el formulario 941, se informan las retenciones de impuestos federales sobre la renta y los impuestos de FICA. Además, debes retener y declarar impuestos estatales sobre la renta cada trimestre a través de formularios impositivos estatales.

15. Revisa los impuestos sobre las ventas y efectúa los pagos.

Todos los estados de EE. UU. (excepto cinco) exigen el pago de impuestos sobre las ventas. Si tu empresa funciona en un estado que exige el pago de impuestos sobre las ventas, debes cobrar, informar y pagar impuestos sobre las ventas de bienes y servicios. Las tasas y las normas de impuestos sobre las ventas varían según el estado, así que es importante investigar y comprender las tasas de impuestos sobre las ventas de tu estado. La Agencia Federal de Pequeños Negocios ofrece un desglose de los requisitos de impuestos sobre las ventas por estado o puedes consultar al departamento de hacienda de tu estado. Algunos estados exigen que las empresas declaren y paguen impuestos sobre las ventas todos los meses; otros operan con un cronograma de pagos trimestrales o anuales.
Si esperas adeudar más de $1,000 en impuestos al finalizar el año, debes realizar pagos de impuestos trimestrales estimados. El IRS exige que estimes cuánto podrías adeudar en impuestos y que pagues al menos el 90% de los impuestos totales adeudados en cuatro pagos trimestrales a lo largo del año. El IRS tiene recursos gratuitos para ayudarte a calcular los pagos trimestrales de impuestos estimados. Y si usas una herramienta de contabilidad para pequeños negocios como QuickBooks Self-Employed, tus pagos de impuestos se calculan automáticamente.

17. Revisa el inventario a fin de año.

Cerca de fin de año, tómate un tiempo para revisar el inventario actual y determinar el valor de los artículos no vendidos. Todo el inventario que se considere "sin valor" o los artículos que no se puedan vender se pueden retirar del inventario. Si ya no puedes usar el inventario normalmente o si el inventario no se puede vender al precio normal, puedes hacer una deducción en tu declaración de impuestos por "inventario obsoleto".

18. Envía las facturas vencidas a Cobros.

Cerca de fin de año, tómate un tiempo para revisar el inventario actual y determinar el valor de los artículos no vendidos. Todo el inventario que se considere "sin valor" o los artículos que no se puedan vender se pueden retirar del inventario. Si ya no puedes usar el inventario normalmente o si el inventario no se puede vender al precio normal, puedes hacer una deducción en tu declaración de impuestos por "inventario obsoleto".

19. Completa los formularios W-2 y 1099-MISC antes del 31 de enero.

Si tienes empleados o contratistas independientes, tienes tiempo hasta el 31 de enero para declarar sus ingresos anuales a través del formulario W-2 para empleados y el formulario 1099-MISC para la mayoría de los contratistas independientes (no se requiere un formulario 1099 para contratistas que tuvieron ingresos menores a $600). Esta fecha límite incluye el envío de copias de los formularios impositivos por correo a las personas que trabajaron para ti.

20. Revisa los informes financieros de todo el año y las declaraciones de impuestos.

Tómate un tiempo a fin de año para revisar los informes financieros de tu compañía de todo el año. Asegúrate de revisar la declaración de impuestos para comprobar que toda la información sea correcta en base a tus informes financieros antes de presentarla ante el IRS. Recuerda que comprender estos informes financieros te ayuda a entender la situación financiera de tu empresa, tomar decisiones financieras más inteligentes para tu empresa y descubrir nuevas oportunidades de desarrollo. Estas sugerencias de contabilidad para pequeños negocios pueden parecer abrumadoras para los propietarios de pequeños negocios que abrieron su empresa para perseguir sus sueños (y no para administrar los libros). Si no te sientes seguro, un contador profesional o tenedor de libros puede ayudarte.
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