Cómo organizar reuniones productivas y llevaderas.

Recomendaciones para organizar reuniones efectivas.
Ya sean en persona o virtuales, las reuniones son un mal necesario en el mundo de los negocios. Pero hay cosas que puedes hacer para asegurarte de que tus reuniones sean más útiles y llevaderas. Sigue estas recomendaciones para planificar reuniones productivas y lograr mejores resultados.

¿Reunirse o no reunirse?

Lo primero que deberías hacer es preguntarte si es realmente necesario mantener una reunión. Esto puede parecer una obviedad. Pero no todos se hacen esta pregunta antes de programar una reunión. ¿A cuántas reuniones asististe la semana pasada que no fueron productivas o incluso no eran necesarias?

Si necesitas la reunión, asegúrate de saber por qué, y comparte ese motivo con los asistentes. También parece algo obvio, pero demasiadas reuniones se programan sin un objetivo claro. Para formular uno, completa esta frase: "Al finalizar la reunión, deseo haber logrado..."

Si el objetivo es tomar una decisión, explícales a los asistentes de qué tipo de decisión se trata. Algunas decisiones las toma una sola persona de manera autónoma sin escuchar opiniones de otros, en cuyo caso, no necesitas una reunión. Pero otras decisiones requieren la participación de otros o un consenso. Deja claro desde el principio qué tipo de decisión se tomará y qué se espera de los participantes de la reunión: ofrecer opiniones para una decisión que en ultima instancia tomarás tú mismo o tomar la decisión como grupo.

No invites a todo el mundo indiscriminadamente.

Una vez establecido el objetivo de la reunión, es hora de decidir quién necesita estar ahí. Según el tamaño de tu empresa, puedes sentir la tentación de simplemente invitar a todos. Pero, a menudo, cuanta más gente invitas, menos productivas resultan las reuniones.

Amazon supuestamente tiene una "regla de las dos pizzas" para las reuniones: en una reunión no debería haber más personas que las que podrían ser alimentadas con dos pizzas. 1 Harvard Business Review ofrece una guía más específica: limita los invitados a menos de ocho personas.2

Es posible que no haya un número mágico de personas o pizzas para organizar reuniones efectivas, pero considera quién realmente necesita estar presente para poder alcanzar el objetivo de la reunión. ¿Cancelarías la reunión en caso de que esa persona no pudiera asistir? Si la respuesta es afirmativa, esa persona es esencial y debería asistir. Las personas esenciales son el grupo central de tu reunión. No invites a nadie más a menos que tuvieran algo valioso que agregar a la reunión (o algo que pudieran aprender de ella).

¿Cuánto tiempo es demasiado?

Para tener reuniones más productivas, no solo deberías limitar la lista de invitados, también deberías limitar el tiempo dedicado a la reunión. ¿Cómo puedes reducir la duración de la reunión? En primer lugar, comienza y termina la reunión puntualmente.   No pierdas tiempo repitiendo lo que ya pasó para quienes lleguen tarde. Deja claro que esperas que los participantes ya hayan leído cualquier material que proporciones antes de la reunión, para no perder tiempo leyéndolos.

¿Qué hay de esa persona en la reunión que siempre repite lo que otros ya dijeron? Esto es una gran pérdida de tiempo. ¿Pero cómo puedes evitar que lo hagan? Una compañía implementó una "paleta de no repetir" que alguien puede levantar cada vez que un participante entra en modo de repetición.1 Es un recordatorio gracioso para no hacernos perder el tiempo de esa forma.

 

El principio y el final.

Ya definiste el objetivo de la reunión y elegiste los participantes esenciales. Ahora puedes crear el orden del día. Y es importante tener uno al comenzar la reunión (o incluso distribuirlo de antemano).

Asignaste una duración limitada a la reunión, de modo que tener un orden del día que seguir te ayudará a garantizar que alcances tu objetivo antes de que termine la reunión. El orden del día debería detallar:

  • Qué temas se tratarán
  • Quién hablará de qué tema
  • Cuánto tiempo tiene asignado cada ítem para su tratamiento
  • En qué orden se tratarán los ítems

El último punto del orden del día debería ser la preparación de un plan de acción.3 ¿Qué se debe hacer, quién lo hará y para cuándo? Dedica los últimos minutos de la reunión a diseñar este plan.

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