Cuando se trata de comunicarse con clientes y otros dentro de la compañía, las compañías financieras sin dudas se enfrentan a una gran cantidad de burocracia y de dinero.
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Hace décadas que se les exige a las compañías de Wall Street que monitoreen constantemente y guarden las comunicaciones comerciales de sus empleados, una tarea que se ha visto complicada en años recientes por la proliferación de las tecnologías móviles y las apps de mensajería. El sistema se vio forzado aún más cuando las firmas enviaron a los trabajadores a sus hogares al inicio de la pandemia de Covid-19, dificultando el control de quién podría estar usando un dispositivo sin monitorear.
Más específicamente, comprar y rastrear los teléfonos físicos genera una cantidad de nuevos desafíos operativos y podría ser una pesadilla administrativa tanto para la empresa como para el empleado. Por ejemplo, los empleados pueden encontrar dificultades al recordar hacer llamadas desde su número del trabajo o las aplicaciones, dada la cantidad de dispositivos disponibles. Además, el costo de los teléfonos y las líneas telefónicas es bastante alto.
Dada la realidad actual con la mano de obra híbrida, los empleados pueden estar comunicándose con otros fuera de la oficina y pueden usar apps como WhatsApp o WeChat. Al hacerlo se puede incrementar el riesgo de enviar un mensaje desde el dispositivo personal, dificultando que las corporaciones mantengan el cumplimiento.
En octubre de 2021, la Comisión de Valores y Bolsa (SEC) de EE. UU. inició una investigación sobre la forma en que los bancos mantienen el seguimiento de las comunicaciones digitales con sus empleados.
No mantener el cumplimiento tiene un costo bastante alto. En octubre de 2021, la Comisión de Valores y Bolsa (SEC) de EE. UU. inició una investigación sobre la forma en que los bancos mantienen el seguimiento de las comunicaciones digitales con sus empleados.
Algunas pocas instituciones financieras de Wall Street determinaron que no pudieron hacer un seguimiento de las comunicaciones de los empleados; la SEC llegó a la conclusión de que algunos empleados habían tratado temas comerciales a través de cuentas de email personales y mensajes de texto desde sus dispositivos personales ―y posteriormente recibieron multas por más de $225 millones en total.
A medida que las empresas sigan enfrentándose a desafíos en las comunicaciones móviles —ya sea desde el punto de vista administrativo como presupuestario— se necesitan mejores soluciones con urgencia. Mantener el cumplimiento y ser más eficientes con respecto al presupuesto corporativo requiere tecnología que permita que los empleados se comuniquen sin inconvenientes a través de métodos que sean adecuados para la empresa y que administre los dispositivos con eficiencia.
La tecnología puede desempeñar un papel integral a la hora de proporcionar informes y cumplimiento. En vez de gestionar administrativamente los dispositivos físicos, las empresas pueden en cambio gestionar los números de teléfono o las comunicaciones en un portal centralizado. Esto quiere decir que las empresas pueden transferir números de teléfonos comerciales a cualquier dispositivo, y asignárselos a los empleados con solo presionar un botón.
Existe una gran cantidad de beneficios si tu empresa puede reducir la cantidad de teléfonos que debe comprar. En vez de que, por ejemplo, tu corporación compre 1,000 teléfonos cada 12 o 24 meses para usar una línea comercial aparte, ahora puedes mantener el número comercial por separado pero con la capacidad de usar tu propio dispositivo.
Considera poder usar una app de comunicaciones comerciales específicamente para empresas a la hora de llamar a clientes potenciales, enviar un email a sus compañeros de trabajo y acceder al correo de voz, incluso desde un dispositivo personal. No solo puede reducir los gastos de tu corporación, sino que te ofrece una mejor forma de mantener el cumplimiento.
Es mucho mejor encontrar una solución que ofrezca más privacidad y un registro más preciso.
Por ahora, existen muchas apps en el mercado que ofrecen un número secundario para que los empleados puedan usar los mismos teléfonos tanto para cuestiones personales como profesionales. Sin embargo, no es la solución óptima ya que estas apps pueden no ayudar a tu organización a mantener el cumplimiento. Es mucho mejor encontrar una solución que ofrezca más privacidad y un registro más preciso.
Más específicamente, ofrecer una solución de comunicaciones, una que proporcione redacción inteligente en tiempo real de información confidencial, además de grabación de llamadas y mensajes, sería una forma más efectiva para que las empresas se aseguren de estar cumpliendo con las normas. Las empresas están mejor buscando soluciones para registrar automáticamente las comunicaciones comerciales para que puedan mostrar fácilmente un archivo o auditar un contrato específico si los entes reguladores lo solicitan.
Aún mejor, las empresas pueden buscar soluciones que automaticen más tareas manuales, especialmente aquellas relacionadas con la generación de clientes potenciales o ventas. Idealmente, las apps que pueden sincronizar registros de llamadas hechos con CRM líderes como Salesforce y herramientas de MDM líderes como Microsoft Intune ayudarían a los empleados a ahorrar tiempo ya que no tendrán que registrar manualmente las interacciones y podrían enfocarse en desarrollar su canal comercial y cerrar la venta.
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