Mantenimiento de registros en la era de los dispositivos móviles: adelantarse a las normativas de FINRA y SEC.

Katherine Hill, directora de Marketing Vertical para Servicios Financieros, T-Mobile Para Empresas

Las comunicaciones electrónicas son fundamentales para cumplir con las necesidades de los clientes y posibilitar las transacciones de acciones. Sin embargo, los empleados pueden violar los requisitos para mantener el registro electrónico cuando no hay controles ni tecnologías adecuadas.

Como es probable que siga habiendo vigencia normativa y multas, la obligación para cumplir con los requisitos para mantener registros, que incluye la Ley del Mercado de Valores de 1934 y la Ley de Inversiones de 1940, debe ser una prioridad para las instituciones financieras.

Las multas y penalidades vinculados al hecho de no cumplir con el mantenimiento de registros puede ser una fuente de malestar, lo que puede ser muy nocivo cuando la confianza es un factor muy importante en los mercados financieros. La actividad de vigilancia y control pueden obligar a las instituciones financieras a contratar más personal que se encargue del cumplimiento de las normas para mitigar el riesgo. Y si bien es más difícil de observar y cuantificar, la atracción de la supervisión de las normas puede impactar en la reputación y los precios de acciones de la institución financiera.

Es simple, la violación del cumplimiento de las normas puede ser costoso y distraer a la institución de su misión principal.

Si bien los requisitos de mantenimiento de registros son demandantes, los clientes, como los individuos de alto valor neto, esperan comunicarse de manera tal que sea conveniente para ellos y no solamente para la empresa. Los empleados y clientes a menudo piensan que las aplicaciones de comunicación y mensajería de terceros son más accesibles que los canales de comunicación tradicionales.

El cumplimiento de las normas a menudo se replantea cuando los empleados se enfrentan a muchísima presión para cumplir con las necesidades de sus clientes. Las violaciones ocurren cuando empleados de buena fe priorizan las necesidades y preferencias de comunicación del cliente.

Aunque algunas firmas crean políticas exigentes que rigen las comunicaciones de los empleados con los clientes, precisan de la tecnología para detectar y corregir violaciones.

El cumplimiento no tiene que ser un inconveniente. La tecnología innovadora puede permitir que los clientes y empleados interactúen sin causar una violación a las normas. Dicha tecnología posibilita que los empleados usen un solo smartphone para las comunicaciones personales y comerciales. Los empleados pueden llamar, enviar mensajes de texto o contactar a los clientes con plataformas de comunicación como WhatsApp sin exponer a las instituciones financieras al riesgo de no cumplir con las normas.

Así los empleados usen un dispositivo personal o de la empresa con la solución adecuada instalada, hay un archivo de llamadas, mensajes de texto y mensajes para poder cumplir con los requisitos de mantenimiento de registros electrónicos.

Si un empleado que trata con clientes abandona la institución, un archivo preciso y fácilmente accesible de las comunicaciones con el cliente pueden agilizar el proceso de transición y reducir el impacto en el cliente.

Detrás de escena, la tecnología puede proporcionar al departamento de cumplimiento los informes correspondientes para demostrar su cumplimiento con las normas. Además, el departamento de TI puede hacer actualizaciones para garantizar el cumplimiento en la medida en que se modifique en contexto normativo.