Proveedor automotriz trabaja a pleno con la ayuda de soluciones móviles.

Mucha gente creería que alguien que administra una pequeña empresa en el mismo lugar desde hace décadas seguro hace las cosas de la manera "tradicional". Pero Steve Miller, propietario de Miller Tool, no es esa clase de líder.

Miller Tool —que se especializa en la instalación y reparación de elevadores automotrices y otros equipos para el mantenimiento de vehículos— opera desde el mismo taller en Kansas City desde hace 37 años. Incluso en el 2020 cuando a tantas pequeñas empresas les costó muchísimo mantenerse abiertas, Steve Miller y su equipo siguieron trabajando con total estabilidad. ¿Cuál es su secreto? Prioridades: contar con personal idóneo, herramientas y estar preparados para el futuro.

Aunque son especialistas en el trato personal tradicional, la empresa pudo evolucionar y adoptar nuevas tecnologías para mantener su eficiencia y relevancia. "Si bien gran parte de nuestras operaciones dependen del trato en persona para hacer instalaciones y reparaciones, en estos últimos tiempos encontramos formas más eficientes de comunicarnos y reducir la cantidad de reuniones en persona", dice Miller. "Hay muchas cosas que ahora podemos hacer comunicándonos virtualmente antes de reunirnos con un cliente o posible cliente". Y añade: "La tecnología en la nube y los dispositivos móviles que les doy a mis empleados han sido fundamentales en el trato con nuestros clientes".

Hablando de herramientas basadas en la nube, "Microsoft 365 y especialmente OneDrive nos han resultado muy útiles", dice Miller. Con Microsoft OneDrive, el personal de ventas y los técnicos de servicio de Miller siempre tienen acceso a la información que necesitan. Ya sea para compartir información antes de reunirse con un cliente o después, al tener y compartir todo en OneDrive la gente involucrada puede mantenerse al tanto de diferentes proyectos. 

Más allá de que el equipo pueda estar al tanto de todo, a Miller le gusta lo fácil de usar que es OneDrive. "Tratamos de hacer reuniones en persona solamente para las instalaciones, servicios y reparaciones", dice Miller. Hasta para sus trabajos más complicados, el equipo de Miller puede usar OneDrive en sus dispositivos móviles para tomar fotos, agregar notas y compilar información clave con facilidad. 

"A veces una reunión en persona nos queda a 25 millas de distancia pero es necesaria para trabajos como medir la altura de los techos, las cosas que uno no puede hacer en una llamada. En estos casos, mi técnico puede tener que evaluar y determinar si hay que hacer algún trabajo en concreto". Con OneDrive en su dispositivo, el técnico puede capturar la información y compartirla con la oficina, y así el equipo de Miller puede responder, pedir partes y coordinar los pasos a seguir rápidamente. 

Otra de las cosas que a Miller le gusta de OneDrive es que no ocupa espacio en los dispositivos de sus empleados pero mantiene la información actualizada y segura. La información se guarda de forma segura en la nube y está a disposición de los técnicos designados para que puedan abrir, actualizar y compartir archivos de proyectos con la seguridad de estar viendo los detalles más actualizados. "Todos pueden ver qué se está haciendo, tomar decisiones y actuar rápido para entregar el proyecto al cliente", dice Miller. Hasta cuando se pierde un dispositivo —si alguien se olvida un teléfono en el techo de un auto o en una gasolinera— el equipo de Miller puede acceder a los datos de OneDrive desde otro dispositivo sin miedo a que personas ajenas puedan acceder gracias a la seguridad basada en la nube. Y otra cosa muy importante, su equipo usa mucho menos papel.

Si bien Miller pudo pasar muchas de las reuniones a un formato virtual, el trabajo que se hace sigue siendo principalmente en persona por su naturaleza. Cerca de una docena de sus empleados suelen estar constantemente viajando, usando sus teléfonos y tablets para comunicarse con cientos de talleres y autopartistas clientes. El equipos de ventas de campo y técnicos de servicio de Miller necesitan una red confiable para gestionar y registrar su tiempo y cronogramas. Además, dice Miller: "Mis muchachos usan sus teléfonos y tablets constantemente para ver cómo llegar cuando salen para un trabajo. Pueden recibir un pedido de una compañía de neumáticos a 300 millas de distancia y tener que meterse a caminos segundarios o vecindarios que no conocen, así que una buena conexión es vital para llegar al lugar correcto, y puntualmente". De la misma manera en que los clientes de Miller dependen de sus elevadores, compresores, equipos y servicios de alta calidad, Miller y su equipo dependen de los dispositivos y la cobertura de red de T-Mobile para mantenerse conectados.

Miller hace poco acompañó a un empleado a una tienda de T-Mobile cercana para reemplazar un teléfono y también transferir un número a otro teléfono. "Pensé que iba a tomar mucho tiempo, pero la experiencia fue muy buena, y el representante de la tienda me ayudó a ahorrar dinero", dice Miller. "Revisé mi cuenta comercial y el experto me mostró cómo podía reducir mi factura y empezar a ahorrar cerca del 20 por ciento".

Para Miller Tool, mantener el negocio en marcha en cualquier momento y lugar —y en una industria que tradicionalmente requiere reuniones en persona en el lugar— es todo un logro. Pero más allá de elegir la red, los dispositivos y las herramientas virtuales justas para mejorar el modelo comercial tradicional, gran parte del éxito del negocio se puede atribuir a mantener una actitud positiva. Cuando le preguntamos qué consejo le daría a otros pequeños empresarios, Steve Miller dice: "Tener siempre un plan de respaldo y nunca rendirse".

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